在信息能力项目建设过程中，部项目办高度重视档案的管理工作，在部办公厅文档处的指导下，加强制度建设和档案管理人员的技能培训，改进档案管理的方式、方法，以建设项目为主线归档，采取了实施工程与档案同步建设，建立档案管理责任制和实行档案分类管理等行之有效的措施。在信息能力项目建设初步完成的同时，初步建成了真实、准确、有效、系统和完整的信息能力项目档案。 

一、项目档案形成阶段

　　部项目办围绕单项实施落实文档管理细则，在单项实施前，明确了设备（产 品）采购类、系统集成类和应用系统开发类文档清单，要求承建单位在合同规定的文档成果基础上，明确单项实施各个里程碑节点的文档产出物。

　　按照单项归档要求，工程监理依据项目文档管理细则，制定了明确了设备采 购、系统集成和应用系统开发三类单项归档范围，部项目办档案室依据项目归档清单，检查审核各单项同步归档成果的完整性。

　　在单项初验阶段，各分项工作组基于单项文档清单，根据信息能力项目部、省实施特点，制定了单项在部、省节点（部分单项涉及市、县节点）到货验收、安装实施、测试等实施文档，同步归档的管理要求。其中，部、省节点的到货、安装（部署）、加电测试文档，要求承建单位将分省用户签收（工程监理、系统总集成分项组负责人现场签字）的文档，汇总到部节点完成全部签收手续后，在单项初验后，以省为单元，对应的单项文档装订后下到省。对于市、县节点实施文档，在节点用户现场完成签收后（一式 5 份），由承建单位直接将节点用户移交签收文档原件移交用户，其余签收文档由承建单位带回部节点，在单项实施完成后，汇总提交档案室。

　　单项通过初验后，承建单位根据验收专家意见，对单项文档进行整改。

二、项目档案整理阶段

　　信息能力项目建设进入单项终验阶段后，部项目办组织制定了档案管理规程，作为信息能力项目档案管理暂行办法的过渡规范，要求承建单位对单项文档进行收集、整理和初步的组卷工作。

　　信息能力项目档案管理规程和档案管理暂行办法编制、下发过程中，部项目办协调部办公厅文档处多次进行指导，并按照相关意见进行整改。

　　单项终验前，将分省文档下发到各省，分省用户签收文档交接单并返回部项目办，连同分省用户报告等文档，作为单项终验的准入条件。

　　单项终验阶段，随着能力建设项目档案管理暂行办法的完善，要求承建单位按照档案管理暂行办法要求，完成对单项文档的分类、组卷、装盒，填写卷内目录、案卷题名、备考表和粘贴脊背等工作。

　　项目整体验收阶段，为保障项目档案移交和后期利用，部信息中心专项采购了档案管理系统，要求档案软件系统能够与办公厅文档处已有系统进行对接。

　　在单项档案收集、整理过程中，部项目办组织了对项目参建各方档案规程、档案管理暂行办法和档案录入培训。

　　为确保信息能力项目档案工作规范、有序开展，在项目建设过程中，主要采取了以下措施：