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国家环境信息与统计能力建设项目-项目档案管理措施
更新时间：2016-12-02
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一、项目档案形成范围
1、管理方文档类型
项目建设单位、工程监理和系统总集成，共同构成了信息能力项目实施管理单位，依照项目分组管理模式，确定了过程管理的文档类型如下：
1）流程类文档：包括单项招标、合同签订、单项方案审核、单项实施成果确认、测试和验收等管理文档。
2）会议文档：包括评单项评审会、工作例会、专题会、项目联席会、分省视
频调度会、培训会等。
3）过程中形成的管理文档：包括意见、签报、收发文、会议纪要、合同支
付、联系单与通知单果等。
4）固定成果物文档：包括项目简报、项目专报、项目周报、项目月报、阶段
性总结报告、专题报告等。
2、单项实施文档形成与交接方式
信息能力项目有 27 个单项涉及部、省两级实施，其中 16 个单项进行部、省两级实施，4 个单项进行部、省、市三级实施，9 个单项进行部、省、市、县四级实施。实施过程中产生大量文档资料，为保证项目实施文档的完整性和管理效率，部项目办在各单项实施前，确定了单项在各级节点实施和需要签收文档的数量，明确了节点文档的交接方式，详见表 1-1。
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单项 |
实施范围 |
文档交接方式 |
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网络系统 3 个地方包，线路 3 个 包，环统专项设备 3 个包 |
部、省、市、县四级实施 |
市、县设备签收单现场移交当地环保机构；部、省文档集中整理后下发。 |
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安全系统 3 个地方包、传输交换平台前置机设备 |
部、省、市三级实施 |
地市节点设备到货单、系统部署文档现场移交当地环保机构；部、省文档集中整理后下发。 |
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基础软硬件、应用软件开发、共 16 个单项 |
部、省两级实施 |
部、省文档集中整理后下发 |
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机房单项及标准各项 |
部节点实施 |
部节点集中整理存档 |
二、项目档案成果管理
1、基础软硬件联合实施
2011 年 8 月份开始，部项目办组织对 9 个统招分签项的联合实施工作，建设单位（部、省两级）、工程监理、系统总集成、单项承建单位制定了分批实施计划， 并确定了对于单项到货验收、安装调试及测试、单项系统间联合测试、系统交付确认管理程序。
1） 联合实施启动、明确流程
图 1-1 信息能力项目联合实施启动会照片
2） 单项到货检查、验收
图 1-2 信息能力项目联合实施设备到货验收照片
3） 实施成果确认交付
图 1-3 信息能力项目联合实施文档签收照片
2、应用整体集成实施
2012 年 6 月底开始，根据部项目办中期检查的安排，建设单位、系统总集成和
工程监理，组织了应用单项承建单位在全国 32 个省级节点进行了应用整体集成实施和成果交付工作。按照交付前沟通、文档交付、工作汇报、系统演示顺序，向分省（自治区、直辖市）环境保护厅（局）文档交付工作，详见表 1-2。
表 1-2 信息能力项目整体集成与中期检查安排表
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批次 |
时间安排 |
检查和交付省份 |
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1 |
6月21日-28日 |
天津 |
西藏 |
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2 |
7月2日-6日 |
河北 |
内蒙 |
海南 |
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3 |
7月12日-19日 |
上海 |
浙江 |
辽宁 |
山东 |
甘肃 |
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4 |
7月25日-31日 |
安徽 |
宁夏 |
吉林 |
重庆 |
湖北 |
江西 |
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5 |
8月6日-10日 |
新疆 |
兵团 |
黑龙江 |
贵州 |
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6 |
8月13日-17日 |
江苏 |
湖南 |
河南 |
广西 |
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8 |
8月27日-31日 |
四川 |
云南 |
山西 |
广东 |
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9 |
9月3日-12日 |
福建 |
青海 |
陕西 |
北京 |
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1） 天津市中期检查启动会
三、 项目验收档案管理
项目资金特点、招标组织及合同签订方式，以及项目办分项组牵头、部省两级协同管理的特点，使得以单项为主导，进行初验和终验的方式，更有利于项目统一规范和进度目标实现。
信息能力项目实施之初，部项目办制定了项目验收细则，确定了由部项目办主导，以单项为单元组织单项初验和终验，各省需要针对单项在本省实施情况，提交单项初验阶段、终验阶段的用户意见和项目整体实施情况总结报告，各省不再单独组织分省分项验收和分省验收工作。
由于信息能力项目验收牵头组织方式的特点，使得部项目办管理的文档涵盖 部、省两级实施成果，分省文档中除各省向地市的发文和少量阶段性管理文档外， 其余文档都在部项目办存档备案。
四、 项目电子档案管理
信息能力项目单项初验前，项目参建各方形成的文档，按照《国家环境信息与统计能力建设项目文档管理办法》提交部项目办档案室，要求各方将电子文件同步上传到项目协同管理平台，部项目办通过协同管理平台，对各方实施文档和管理文档进行管理。其中，各省项目管理人员可通过环境信息网等方式，对项目整体进展及专报信息进行访问查看。
