国家环境信息与统计能力建设项目-项目档案整理方法

更新时间:2016-12-02

  • 收藏
  • 打印
  • 关闭
  • 【字体:

  一、档案管理原则要求
  依据国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法(档发〔2008〕3 号),国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T 28-2002),归档文件整理规则(DA/T 22-2000)、电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)等有关规定。在国家档案局和部办公厅文档处指导下,在前期档案管理规程基础上,结合实际情 况,2013 年,制订印发了《国家环境信息与统计能力建设项目档案管理暂行办法》(环办发[2013]1498 号)。2014 年,针对档案管理工作中遇到的新情况、新问题,对暂行办法进行补充修订。信息能力项目档案管理暂行办法针对档案整理明确了如下原则和要求。
  1、项目档案材料收集:项目各方的归档材料,应当保持其真实性、准确性、有效性、系统性和完整性,适应数字化管理的需要。
  2、资料收集:建设单位、系统总集成、工程监理等管理文档,要求同步提交档案室。各单项实施文档分阶段提交文档。
  3、部本级档案整理:单项档案在终验后进行规范性整改、归档和录入工作。总集成、监理以分项组为单位,随分项实施完成管理文档向档案的过渡。建设单位以分项工作组为单位,分头落实档案整理工作。
  4、分省档案管理:分省档案主要由管理类、财务类、分项实施类三部分构  成。单项项初验后,组织单项初验文档下发。单项终验并通过档案分项档案验收 后,将单项档案下发,分省的管理类、财务类文档,参照档案管理暂行办法进行整理。
  5、档案检查流程:项目各方归档责任人应当按照归档要求,收集、整理文件材料;单项通过验收后 3 个月内,各单项应当将整理完成的文件材料提交部项目办档案管理人员;部项目办项目同步收集各方归档文件材料,对项目归档责任人提交的文件材料进行审核验收,检查文件材料是否齐全完整、内容真实、字迹清晰、填写规范、手续完备,发现问题后,及时通报相关方归档责任人补充收集资料,补办相关手续,充实完善文件材料;检查合格的资料应按要求整理形成项目档案,将档案信息录入档案管理系统。
  
  二、项目档案分类情况
  信息能力项目按照项目管理特点,将项目整体档案划分为九大类,包括工程立项、工程招投标、工程合同、工程综合管理、工程实施、工程监理、工程总集成、工程财务、工程验收。九大类档案的汉语拼音缩写,构成了档号分类名称。
 
  三、项目档案整理细则
  信息能力项目参建各方完成档案收集整理后,各单项承建单位按照《国家环境信息与统计能力建设项目档案管理暂行办法》要求,完成档案组卷、确定档号、填写保管期限信息、加盖档案章及填写档号信息,填写卷内目录、案卷题名和卷内备考表信息,并完成档案装盒和粘贴背脊工作。单项终验前,初步形成单项档案。
  档案保管期限是《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》要求执行,每个案卷保管期限为卷内各件中保管期限最大值。
  信息能力项目初步验收阶段,项目参建各方按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)要求,对档案加盖档号章并填写信息。信息能力项目档案移交阶段,根据部办公厅文档处要求,需要对移交档案补充全宗号信息,以满足环境保护部档案整体性管理需要。                       
  1、文件材料收集
  收集的文件材料以原件、正本为主,且签章手续完备。无法取得原件的,可用
  复印件代替,但注明原件出处、存放位置等信息。原件正文带附件的,对附件进行一并收集。
  2、装订
  归档文件材料按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后; 原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。光盘按产生的时间顺序排放;其它文档资料依其形成规律或特 点,保持文档之间的有机联系。
  3、案卷及卷内文件排列
  案卷组卷依据项目归档文件材料的形成规律,保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。
  案卷按项目立项、招标采购、合同签订、项目实施、项目监理、项目验收等阶段排列。
  卷内文件以件在最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,其中项目管理制度办法、领导讲话、会议纪要、请示汇报与简报等成套、集中排列。
  4、编目
  1)案卷编目要素
  案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容,必须包括建设项目名称,原则上案卷题名的文字长度不应该超过 127 个汉字。
  立卷单位:填写文件组卷部门或项目负责部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称。监理文件的立卷单位填写监理单位名称。
  起止日期:文字卷填写卷内文件形成的起止日期(即案卷内文件形成的最早和最晚日期);图纸卷可填写项目工程交接时间。年、月、日之间无相隔,例如“2010 年 10 月 12 日”填写为“20101012”。起止日期中间用“-”相连,例如 “20100320—20101009”。
  保管期限:依据“国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表”填写组卷时划定的保管期限。
  密级:依据保密规定填写卷内文件的最高密级。
  档号:依据项目档案分类编号方案填写,详见下面(五)。
  2)卷内目录要素
  序号:用从 001 起依次标注卷内文件的排列顺序,一个文件一个顺序号。文件编号:填写文件发文字号、编号、图纸的图号,照原文字和符号著录。责任者:写文件形成部门或主要责任者。
  文件材料题名:文字材料的题名由建设项目名称、项目单项名称、项目子项名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、项目单项名称和图纸名称(落尾名或后缀语为“竣工图”)组成。归档外文资料的题名应译成中文。
  日期:填写文件形成日期,以 8 位阿拉伯数字标注年月日,如 20110918。案卷内某些文件有几个日期,一般填写最晚的日期。
  页号:填写每份文件首页上标注的页号,每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号,起止页号之间用“~”联结。
  5、档号编码规则
  档案编目分类采用四层十三位编码规则,各层间以“-”号间隔,如图 1 所示。
  
  
  图 1 信息能力项目档案分类编码图

 

  
  
  第一层:项目名称,采用 4 位字母加 1 位数字表示,即 GHXN1,含义为国家环境信息与统计能力建设项目一期工程。
  第二层:分类名称,采用 2 位字母表示。包括立项文档(LX)、项目综合管理文档(ZH)、招标文档(ZB)、合同文档(HT)、项目实施文档(SS)、监理文档(JL)、总集成文档(JC)、财务管理文档(CW)和整体验收文档(YS),共九类。
  第三层:子分类名称,采用 2 位字母加 2 位数字表示。
  第四层:案卷序号,采用 2 位数字表示,从 01 开始递增且不能为空。指在同一个子分类中每个案卷的顺序号。按照“一事一卷”原则,案卷序号与对应档案盒的顺序号一致。
  例 1:GHXN1-SS-AQ00-01 表示实施类安全系统国家包部节点档案第一卷。例 2:GHXN1-JL-ZT00-01 表示监理总体组档案第一卷。
  例 3:GHXN1-HT-BF00-01 表示合同类备份软件单项部节点合同档案第二卷。为有效将档案整理和编码规则贯彻落实,部项目办进一步制定了信息能力项目子分类命名、单项子分类编码和全国行政区编码规则。
  6、目录和电子文件著录
  电子文件的收集参照纸质文件收集范围,重要结果文件形成电子扫描件,存放软件程序、照片的光盘介质,按照档案“件”进行整理,并符合《电子文件归档与管理范》(GB/T 18894—2002)要求。
  按分类方法将案卷目录、卷内目录各要素录入档案管理系统的档案库,并电子文件挂接在相应的卷内目录上。
  7、卷内目录等编制
  卷内目录、脊背、案卷封面及卷内备考表应用档案管理系统输出打印方式编 制,格式见附件 1  《国家环境信息与统计能力建设项目档案管理暂行办法》附件。 
  8、装盒
  卷内目录排列在卷内文件首页之前,卷内备考表排列在卷内文件末页之后。装盒原则上不超过档案盒容量的 90%,也不低于 50%。
  

附件

主 办:生态环境部信息中心
ICP备案编号:京ICP备19058959号-2
京公网安备 11010502050884号

邮 编:100029
技术支持:生态环境部信息中心
通讯地址:北京市朝阳区育慧南路1号

关注我们: