一、文档资料的形成时间、签字、盖章手续必须齐全。 

　　二、 涉及手工签字时，应使用碳黑色钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔和铅笔。 

　　三、 对已破损的文档资料应予修整，字迹模糊或易褪变的档案重新修订、复制。 

　　四、 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰程度及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 

　　五、 声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点等内容进行著录。六、长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。 

　　七、 档案盒选择：档案盒应采用310mm*220mm*50mm、310mm*220mm*35mm等规格的标准盒，或采用无酸牛皮纸板双裱压制的统一的科技档案专用卷盒。 

　　八、 档案件在装订时，应选择胶订或线装，材料应选择铜版纸；颜色应选择蓝色、浅黄或白色；除图、表外，文档正文部分应为宋体、小四号字，标题为对应的黑体字。 

　　九、 图纸的折叠方法：图纸应向图的正面，以手风琴方式折叠，并使其折成宽21厘米、长29.7厘米（A4纸型大小）。蓝图的标题栏应在右下角露出。 

　　十、竣工图的编制按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28- 

　　2002）6.2条要求执行。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署红色竣工图章（见图3），竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。